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10 points à prendre en considération lors du choix de votre fournisseur de
services téléphoniques pour entreprises

Comment choisir votre solution de telephonie pour votre entreprise ?
Certains aspects de la réussite d'une entreprise ne sont pas aussi médiatisés que d'autres. Les systèmes téléphoniques d'entreprise, par exemple, peuvent ne pas sembler aussi prestigieux que l'utilisation des derniers ordinateurs, tablettes et smartphones, mais cela n'enlève rien à leur importance.

Les systèmes téléphoniques sont souvent les héros silencieux du bureau. La plupart des gens ne penseront pas à deux fois au système téléphonique de leur entreprise jusqu'au moment où il ne fonctionnera plus correctement. Quiconque a été confronté à ce problème dans le passé sait à quel point la situation peut être stressante. Une entreprise qui perd soudainement la principale source de communication entre les employés, les collègues et les clients peut subir des pertes massives de productivité.

1. PRIX
Le prix est un facteur important en matière de téléphones professionnels et varie considérablement en fonction du type de système que vous choisirez. Un système téléphonique analogique standard sera nettement moins cher qu'un PBX hébergé équipé de tous les gadgets disponibles, mais les niveaux de fonctionnalité seront également très différents.

Prenez le temps de rédiger un budget pour un nouveau système téléphonique en incluant des détails tels que :
- Combien de téléphones seront nécessaires ?
- Le nombre de nouveaux téléphones que vous pensez pouvoir ajouter au cours des prochaines années.
- Si votre entreprise prévoit une expansion
- Combien d'employés font ou feront du télétravail ?
- Le coût des réparations, des contrats de location et des contrats de service pour votre système actuel
...
C'est la meilleure methode pour comparer à vos coûts actuels.

Au-delà du prix initial des téléphones eux-mêmes, veillez à prendre en compte le coût du matériel, de l'installation, des frais de plate-forme, des frais de liaison ISDN/SIP et des frais de service habituels qui peuvent être associés à un système mis à niveau.

Certaines entreprises peuvent également trouver que la location de téléphones auprès d'un fournisseur et le paiement d'une redevance régulière au lieu d'une somme forfaitaire à l'avance offrent une plus grande flexibilité et constituent une alternative plus favorable.

Plus important encore, n'oubliez pas qu'un système téléphonique approprié pour votre entreprise est un investissement dans l'avenir de votre société. Alignez votre budget sur l'augmentation de la productivité que vous prévoyez grâce au nouveau système et à sa durée de vie.

Dans un monde où la technologie offre des avantages concurrentiels importants,
il est important de s'assurer que votre service téléphonique d'entreprise
offre les fonctions et les services dont vous avez besoin.
Il y a plusieurs facteurs importants à prendre en compte
lors du choix de votre nouveau système ou fournisseur de téléphonie d'entreprise.

2. UTILISATION
Une fois que vous êtes à l'aise avec un budget préliminaire, l'étape suivante consiste à déterminer les types de téléphones dont chaque employé du bureau a réellement besoin. Nous travaillons avec vous pour construire un réseau de téléphones offrant des fonctions basées sur les nécessités propre à votre entreprise.

Subdivisez le personnel de votre entreprise en fonction du type de poste et des responsabilités, ainsi que des habitudes d'appel de chacun. Par exemple, un commercial devra probablement avoir accès à plusieurs lignes téléphoniques, à un haut-parleur, à des options mains libres et à des fonctions de mise en attente et de transfert. En revanche, un stagiaire qui passe ou reçoit très peu d'appels peut n'avoir besoin que d'un système téléphonique simple, à une seule ligne, avec peu de fonctions autres qu'un clavier et une messagerie vocale.

Outre les employés qui passent leurs journées au bureau, vous devez également prendre en compte ceux qui travaillent fréquemment hors site et qui pourraient alors bénéficier des services "follow-me" proposés. C'est une fonction qui permet de rediriger les appels entrants vers d'autres numéros de téléphone. Le volume d'appels internationaux passés à partir des lignes de votre entreprise aura également un impact sur la tarification.

Le fait de mélanger et d'assortir la qualité des téléphones présente une valeur ajoutée pour les entreprises qui prévoient une croissance ou dont les départements et les rôles sont susceptibles de changer. Le developpement du télétravail en est un parfait exemple.

Outre la croissance au sein de votre site actuel, n'oubliez pas les bureaux supplémentaires que vous possédez ou que vous pourriez acquérir prochainement. Une entreprise disposant d'un système téléphonique analogique traditionnel, mais de plusieurs bureaux, pourrait être confrontée à des coûts exorbitants liés à la connexion de lignes privées au bureau principal avec les sites supplémentaires. D'autre part, les systèmes qui se connectent via des connexions IP rendront probablement le processus de création d'un réseau étendu plus facile et plus abordable.

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3. FLEXIBILITE
Comme indiqué précédemment, ne vous laissez pas tenter par l'achat d'un système téléphonique pour le "maintenant". Pensez plutôt à ce à quoi ressemblera votre entreprise dans quelques années et à la capacité du système téléphonique que vous envisagez actuellement à évoluer. Par exemple, si vous prévoyez une croissance rapide dans les mois ou années à venir, vous aurez besoin d'un système téléphonique équipé pour gérer les lignes supplémentaires et les nouvelles technologies. De nombreuses entreprises peuvent choisir d'acheter un système de niveau intermédiaire qui peut évoluer avec elles. Pour l'instant, votre entreprise n'a peut-être besoin que des capacités d'un service standard, mais avec le temps, elle pourrait avoir besoin de conférences téléphoniques, de fonctions d'appel étendues et de nombreuses extensions. Il est préférable d'avoir la possibilité d'ajouter des fonctions et des équipements par petites étapes plutôt que de partir de zéro.

4. COMMENT LES AUTRES SE CONNECTENT AVEC VOUS
Ne pensez pas à un nouveau système téléphonique uniquement en fonction de la façon dont vous et vos employés l'utiliserez. Il est essentiel que vous preniez en compte l'expérience de ceux qui vous appellent, principalement vos clients. À cet égard, voici trois options à envisager pour vos appels entrants :

. Si vous souhaitez qu'ils entendent une composition par nom ou un répertoire de service.
. Si vous souhaitez que les appels de certains clients soient prioritaires par rapport à d'autres.
. Si vous devez être en mesure de réacheminer instantanément les appels entrants de n'importe où pour assurer le service à la clientèle même si le bureau est fermé ou si un employé n'est pas disponible.

Appelez votre propre entreprise et faites l'expérience du processus par lequel passent vos appelants pour vous assurer que vous en êtes satisfait. Gardez à l'esprit les attributs des messages-guides et des systèmes automatisés que vous avez entendus lorsque vous avez appelé d'autres entreprises. Qu'avez-vous aimé ? Qu'est-ce que vous n'avez pas aimé ? Cela vous aidera à dresser rapidement une liste de ce que vous aimeriez pour votre propre système et, surtout, de ce que vous voulez éviter.

Encore une fois, en plus de faciliter les opérations internes, un nouveau service téléphonique devrait profiter à tous ceux qui tentent de communiquer avec votre entreprise. Étant donné que votre système téléphonique sera souvent l'une des premières interactions des consommateurs actuels et potentiels avec votre marque, vous devez vous assurer qu'il s'agit d'une expérience rapide, facile à naviguer et agréable. Une fois qu'une personne a dépassé la messagerie initiale, il est tout aussi important de disposer d'options de transfert adéquates, de boîtes vocales et de capacités de conférence téléphonique pour garantir une expérience client sans faille.

5. FONCTIONNALITES
Les sections précédentes ont abordé différentes options de téléphone et l'impact qu'elles peuvent avoir sur l'activité, mais il serait dommage de ne pas créer une liste complète à prendre en compte. Tout d'abord, réfléchissez aux besoins essentiels non négociables de votre entreprise. Décomposez les différentes procédures qui se déroulent régulièrement dans votre entreprise, tant en interne que du côté des clients, puis déterminez les fonctions les plus utilisées et les options qui permettraient de rationaliser ou de simplifier les processus.

Une fois que vous avez décidé de ces éléments, vous pouvez passer à une liste de fonctions que vous aimeriez inclure, mais dont vous pourriez vous passer en raison d'autres facteurs, comme le prix.

Les fonctions courantes à garder à l'esprit sont les suivantes :

. Services d'annuaire automatisés
. Identification de l'appelant
. Blocage d'appels
. Renvoi d'appel
. Enregistrement des appels
. Sonnerie de la ligne du bureau central
. Messages d'accueil personnalisés
. Sonneries distinctives
. Ne pas déranger
. Conférence express
. Extensions
. Options mains libres
. Options de mise en attente
. Lignes multiples
. Enregistrements multiples de la messagerie vocale
. Musique d'attente
. Radiomessagerie vocale à l'adresse du public
. Boîtes de messages partagées
. Numérotation abrégée
. Haut-parleur
. Fonctions de transfert
. Communications unifiées (UC)
. Messagerie vocale
. Boîte vocale à boîte vocale
. Message de bienvenue

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6. VOTRE RESEAU ET VOTRE EQUIPEMENT
Les systèmes téléphoniques et les réseaux évoluent en permanence grâce à de nouvelles fonctions et technologies. Recherchez un fournisseur de téléphonie d'affaires qui est un chef de file et un innovateur, et qui peut offrir des fonctions améliorées et des services fiables qui aideront votre entreprise à se développer et à être plus productive.

Selon la taille de votre entreprise, il existe un certain nombre de solutions de systèmes téléphoniques qui peuvent convenir à votre entreprise. Vous devez choisir un fournisseur qui vous conseille et vous propose les meilleures options pour votre entreprise.

Par exemple, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, il est probable que vous n'ayez pas besoin d'un système téléphonique sophistiqué. Recherchez un fournisseur qui propose des outils de gestion et des fonctions d'appel compatibles avec votre système actuel, ou qui offre une configuration simple répondant aux besoins de votre entreprise.

Si vous êtes une PME de plus grande taille ou une entreprise en expansion, vous pouvez envisager de passer à un système téléphonique d'entreprise plus avancé, comme le Centrex IP. Recherchez un fournisseur de téléphonie d'entreprise capable d'adapter votre système à la croissance et à l'expansion de votre entreprise.

Enfin, si vous êtes une entreprise, vous devrez trouver un fournisseur qualifié capable de répondre aux besoins les plus avancés. Recherchez un fournisseur de téléphonie d'entreprise qui peut agir comme un partenaire technologique, non seulement en offrant la meilleure et la plus récente solution, mais aussi en jouant un rôle actif pour conseiller votre organisation à mesure que la technologie et les exigences de votre entreprise évoluent.

7. SERVICE CLIENTS
Le service client peut sembler être une considération étrange lors du choix d'un service téléphonique d'entreprise, jusqu'à ce que vous pensiez à l'impact d'une panne de service sur la réputation de votre entreprise. Si vos clients ne peuvent pas vous joindre parce que les téléphones sont en panne, qu'en sera-t-il de vos résultats ? Attendront-ils de rappeler plus tard ou s'adresseront-ils plutôt à un concurrent ? Pour fournir le meilleur service possible à vos clients, vous avez besoin d'un excellent service client fourni par un fournisseur de téléphonie d'entreprise sur lequel vous pouvez compter.

Quel que soit le service téléphonique, vérifiez les heures d'ouverture du service clientèle et les moyens de le contacter pour évaluer le niveau de service qu'il peut fournir en cas de problème. Il peut valoir la peine de payer un prix plus élevé pour avoir la tranquillité d'esprit en passant un contrat avec un fournisseur local qui offre une assistance sur site 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, surtout si vous travaillez la nuit ou le week-end et qu'il n'est pas possible d'attendre le matin pour obtenir de l'aide.

Enfin, renseignez-vous. Vous souhaitez trouver un fournisseur en qui vous pouvez avoir confiance, et l'une des meilleures façons de le faire est de demander simplement à vos amis, à vos pairs et à vos associés de confiance de vous recommander.

8. EVOLUTIVITE
Avec tout nouveau service, il est important de penser à l'évolutivité. Si votre entreprise se développe, combien cela vous coûtera-t-il d'ajouter les nouvelles recrues à votre plan téléphonique d'entreprise ? Pensez non seulement à l'équipement pur de vos nouveaux employés, mais aussi au paiement du service téléphonique supplémentaire.

Certaines compagnies de téléphone professionnelles facturent un forfait pour un certain nombre d'utilisateurs, par exemple, un tarif de base pour un maximum de 25 employés ou sièges. Si vous êtes proche de la limite supérieure d'un plan de téléphonie d'entreprise potentiel, demandez les prix pour le niveau suivant afin d'évaluer le coût réel du plan à mesure que votre entreprise se développe.

Étant donné que les compagnies de téléphone professionnelles peuvent imposer des frais pour l'ajout de nouveaux utilisateurs, l'installation d'équipement ou toute autre modification de l'accord que vous avez, vérifiez également ces coûts. Une fois que vous avez toutes les informations pertinentes, vous pouvez comparer les coûts relatifs de l'extension d'un plan téléphonique pour répondre à la croissance de votre entreprise.

9. VALEUR AJOUTEE
Une fois que vous avez réduit le nombre de vos options, réfléchissez à la valeur que le fournisseur de téléphonie professionnelle apportera à votre entreprise. Comment la valeur ajoutée se compare-t-elle au coût du service ?
Par exemple : Si vous obtenez le service téléphonique dont vous avez besoin pour rester en contact avec vos clients, vous obtenez également beaucoup plus du point de vue de la valeur.

En termes de retour sur investissement, considérez le temps que vos employés gagneront grâce aux nouvelles fonctions offertes par le système téléphonique, ou la rapidité avec laquelle les appelants pourront obtenir des réponses. Comment le système téléphonique résout-il vos problèmes existants et facilite-t-il la vie de vos employés ? Lorsque vous êtes convaincu qu'un système téléphonique d'entreprise apporte une valeur ajoutée à vos clients et à vos employés, vous savez que vous avez trouvé la bonne solution.

10. CULTURE D'ENTREPRISE
Lors de la sélection d'un fournisseur de services technologiques, il est toujours important de considérer comment la culture de l'entreprise s'aligne sur celle de votre entreprise. Pourquoi ? Eh bien, pensez à ce que la culture de votre entreprise dit de vous à vos clients. Elle communique vos attentes, votre formalité, votre engagement envers le service, votre mission, vos valeurs, etc. Si vous ne partagez pas vos valeurs et vos attentes avec votre opérateur téléphonique, vous ne pouvez pas communiquer clairement sur vos besoins.

Un manque de communication pourrait vous priver des fonctions dont vous avez besoin pour communiquer correctement avec vos clients, poursuivre vos activités habituelles et vous développer. Une fois que vous avez déterminé les fonctions dont vous avez besoin et ce que votre budget peut vous permettre, assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez possède une culture compatible avec vos besoins.

DES QUESTIONS ?
Le choix d'un fournisseur de téléphonie d'entreprise est une décision importante, et vous aurez certainement des questions.
Nous sommes heureux d'y répondre. Appelez-nous au 08 90 21 26 60
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